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保育所経営ブログ
VOL.58「オンライン会議の実践！」
皆さん、こんにちは！
川原経営の神林です。
保育園の経営環境が大きく変わりつつある中、
各園では従来の取り組みを少しずつ見直し、
新たな実践をしています。
今回はその中のひとつ、
「オンライン会議システム」の活用について解説していきます。
オンライン会議システムとは
オンライン会議システムとは、
モニターやカメラ・マイクなどを使って、
離れた場所にいる人とコミュニケーションを図るシステムのことです。
主にWEB会議システムとテレビ会議システムの２種類があります。
法人や施設の規模にもよりますが、
保育園ではコスト面も考慮して、WEB会議システムの方が導入しやすいと思いますので、
今回はWEB会議システムを活用する前提で話を進めたいと思います。
例えば、
発熱症状はないけれど、大事を取って出勤せず在宅勤務をした職員と連絡を取る場合や、
同じ法人内に複数ある保育園同士で打ち合わせを行う場合、
そのほか保護者会などにも活用が期待できます。
単に「密を防ぐ」だけではなく、
参加者を招集する事務手続きや会場準備の簡素化、移動時間の短縮など、
さまざまなコストの削減と併せ他の業務の効率化を図ることができます。
自園にあった活用を検討しよう
先ほど、オンライン会議システムのメリットをご紹介しました。
一方で、インターネット環境が整っていないと会議の進行が滞ってしまう、
あるいは参加者の表情や雰囲気が読み取りづらい、などのデメリットもあります。
次の留意点を踏まえて、自園にあった活用について検討していきましょう。
① 目的に見合ったシステムやアプリの選定
さまざまな会議システムがありますが、
一度に会議に参加できる人数に制限があったり、
録画や画面共有ができたりと、
その機能は商品によってさまざまです。
無料版などで使い勝手を確認し、自園に合ったものを選定しましょう。
② 必要な周辺機器の準備
システムをダウンロードするためのパソコンはもちろん、
園内のインターネット環境の整備、
個々のパソコンに設置するカメラやイヤホン、マイクなどを準備しましょう。
パソコンに内蔵されたカメラ・マイクやスピーカーでは音がうまく拾われずに聞き取りにくかったりして、話す声が大きくなることがあります。イヤホンを使うなどとして周囲へ音漏れしないように注意することが必要です。
園内の機密情報や園児の個人情報の漏洩リスクなども考慮し、
周辺機器はきちんと揃えることをお勧めします。
③ スムーズに会議を進行させるための準備
対面での会議に慣れている分、
従来以上に段取りをきちんと行わないと、
会議の生産性が落ちてしまいます。
会議の生産性を高めるポイントは過去のブログ
でも紹介していますので、今一度確認していただければと思います。
会議のオンライン化が定着すると、
園内研修や職員面談なども、
オンライン対応ができるようになる可能性があります。
もちろん内容によっては、対面の方が良いものもあるでしょう。
今後の選択肢の一つとして検討されてはいかがでしょうか。
【当社オンライン研修動画＜保育園向け＞】
新入職員オリエンテーション研修シリーズ １「正しい報連相を習慣づけよう」
新入職員オリエンテーション研修シリーズ ２「きちんとした挨拶と言葉遣いは仕事の基本」
- ◆ 神林 佑介 プロフィール ◆
- 人事コンサルティング部 副部長。2012年入社。保育士・社会福祉士。保育園、そして老人ホームで働いた後、オーストラリアへ留学。帰国後、会計や経営コンサルティングの仕事は未経験ながら、コンサルという仕事への憧れ、そしてホームで働いた現場経験を活かせるのではないかという想いをもって、この世界へ飛び込んだ。以来、介護・福祉施設の経営コンサルタントとして主に法人開設支援などを行なっている。