今月はどんなテーマでブログを書こうかと、何気なく当社のブログページを開いたら、

ちょうどいいタイミングで当社神林が執筆しているブログ「保育士が考える、保育所経営」が更新されているのに気づきました。

なになに･･･タイトルは「オンライン会議の実践」ですか。

 

当社でも、お客様とのお打合せや商談だけでなく、社内のミーティングや研修などにWEB会議システムを活用する動きが加速しています。

新し物好きな私ですので、嬉々として使ってみてはいるのですが、実際に使って感じたことがあります。

 

それは「互いの顔はみえているが、全てがみえている訳ではない」ということ。

オンライン会議よって、離れていても相手の顔を見ながらコミュニケーションできるようになったとは言っても、対面でのコミュニケーションと同様、互いの共通理解を図るための工夫や配慮を怠ってはいけないということを改めて感じた次第です。

 

神林のブログでは、オンライン会議システムの活用に向けた主にハード面についてご紹介しているようですので、私の方はシステムを活用してコミュニケーションを図る際の、ソフト面の工夫や配慮についてご紹介したいと思います。

 

表情や目線、仕草を意識する

 

オンライン会議では自分が発言しない時は、音声をオフ（ミュート）にするのがマナーですので、発言した人に対して自分がどのように感じているかを、顔の表情で表すよう意識することが大切になってきます。

 

特に忘れがちなのは「目線」。

ついモニターに映る相手の顔を見て話してしまいがちですが、パソコンやスマートフォンについているカメラに目線を合わせないと、上や下に目線がいった自分の顔が相手に映っていることになります。

目線が合わないコミュニケーションは、相手に不安な気持ちを抱かせますので気を付けるようにしましょう。

 

オンライン会議において、「仕草」も円滑にコミュニケーションを進めるためには有効な手段です。

分かった時はうなずく、分からない時は首をかしげるなど、発言していない時でも自分の思いや考えが相手に伝わるよう工夫します。

仕草をする時には、カメラから少し離れて大きな動きにすると効果的です。

 

声の大きさやスピード、タイミングに気を付ける

 

オンライン会議の場合、相手のインターネット環境などによって発言した声が聞き取りづらいことがありますので、言葉は普段よりはっきりと発言するよう心掛けましょう。

時々参加者に「聞こえていますか？」と確認する、発言者以外から音が漏れている時などは、「発言者以外は音声をオフ（ミュート）にしているか確認してください」などと声を掛け合うなどの配慮も大切です。

 

対面では相手の様子や距離感が分かりますので、声の大きさや速さを調節しやすいのですが、オンライン会議では相手のリアクションが乏しいので、つい大きな声になってしまったり、早口になりがちです。

自分のイヤホンの音量を確認するとともに、いつも以上にゆっくりとした速度で、適切に文節を切りながら話を進めていくようにしましょう。

 

発言する際のルールを決める

 

発言するタイミングがうまく図れないのがオンライン会議の悩みどころです。

 

一人が話し終わってから発言する、進行役を決めて指名を受けた人が発言する、発言したい人は手を上げるなど、発言する際のルールを事前に決めておくと、自分の相手も気持ちよく発言することができますし、会議の進行を妨げず、効果的に議論を進めていくことができます。

 

 

いかがでしたでしょうか。

対面でのコミュニケーションの際の留意点と基本は変わらないものの、気を付ける視点が少し違っていることに気づいていただけたでしょうか。

 

今しばらく混沌とした社会情勢が続きそうです。

オンライン会議システムをはじめとしたさまざまなツールを活用して、人と人とのつながりが希薄にならないよう工夫していきましょう。